▲GHQ-CSO-Jennyhm Lee(李欣蔓)
ウラ技:使用頻度によって仕分け、不要なものは手にせず、一年を限度にし、ルールを設ける
欣蔓はグループ戦略担当役員室の秘書で、仕事柄いくつかのいい習慣を身につけています。それらのいい習慣は彼女の仕事効率を引き上げ、探す時間をかけなくても、アイテムを必要な時に使えます。短い時間でアイテムを手に取ることは彼女の仕事におけるちょっとしたコツになります。
いい仕事は道具の活用から
仕事が細かく厄介なため、欣蔓はアイテムの位置を覚える必要があります。彼女は使用頻度を整理整頓の基準にしています。よく使用するアイテムはデスクの上に、あまり使用しないものは引き出しの中に置くことが彼女の法則です。引き出しを開ける回数を減らすことは時間の無駄を省き、少しずつ積み重ねていくと時間に十分な余裕が生まれます。
名刺は仕事の必需品です。優れた分け方は仕事場をすっきりさせることができ、仕事がはかどるようになります。欣蔓の名刺に対する処理方程式は2つの基準があります。まずアルファベットを基に並べ、それから国内・海外及び産業別に分けます。こうすれば、必要な名刺を最短時間で見つけることができます。
自分のルールを作る
整理が必要なアイテムは名刺だけではありません。欣蔓は個人個人に自分のルールを定めることを薦めています。そして、そのルールに則って物事を進めれば、秩序のある環境が自然と形作られていきます。欣蔓を例にあげると、秘書の仕事はファイル・会議記録及び資料の使用率が割合と高いため、彼女は資料・会議記録とファイルを前方に置き、すぐに手が届くようにしています。もし請求書などの証書類を使用する頻度が高い人は、証書種類に基づいてトレーを置けば、アイテムが多くても一目で証書の位置を知ることができます。
ルールの確立には少しばかり忍耐が必要です。物を覚えるルールとその実行のように、一定の時間を経て適応したら習慣になります。習慣は歯磨きや洗顔のように自然で、アイテムも自然と元の位置に戻ります。そのような習慣は俗に言う「借りたら返す。そうすれば再び借りるのが簡単になる」で、その効果を知ることができます。全てのアイテムを探さずとも簡単に取ることができ、仕事の多いガマニア人から言えば、わずかな苦労で大きな功を立てたに等しいことです。
好きなればこその功労
清潔な仕事場はいいモチベーションを維持させることができ、思いもつかない効果を得られることもあります。欣蔓は以前、銀行に勤めていました。彼女は出金明細書などの証書をきれいにまとめる習慣がありました。そして、隣の先輩は彼女と異なり、いつも証書を探していました。先輩が証書を探し出す事ができないとき、欣蔓は落ち着いて先輩に証書を渡すことができていました。幾度かそのようなことを経た後、先輩は欣蔓の面倒をよく見てくれるようになり、欣蔓も仕事がやり易くなりました。物を探す時、人はイライラしやすく落ち着かなくなります。先輩の不安を欣蔓が解決することで、いつも先輩に貸しを作ることにもなります。
捨てると残すの加減
多くのアイテムは、残せば無用の長物になり、捨てるには勿体無いものになります。取捨選択について、欣蔓はアイテムを手にしたときから決めなければならないと考えています。彼女のやり方はアイテムを取る前にまず必要があるかどうか?今後も使うかどうか?について冷静に考えます。必要があれば取り、必要がない又はたまに1・2回しか使わないなら捨てるという意思を確立させます。そうすることで、あまり使わないアイテムが大きな空間を占めるということがなくなります。
そのような状況は買い物の際によくあります。お店はあと少し買えば贈呈品が貰えると薦めますが、このとき、まず贈呈品の実用性を考えるべきで、贈呈品を欲張ることはありません。マグカップが1つ増えても使用回数が増えることはなく、反対にスペースを占拠して邪魔になるだけです。
使用期限をいずれも一年とする
身の回りを整理するとき全てのアイテムの使用期限を一年とします。一年以内に3回以上使わなかったアイテムはみな資源回収とすることができます。欣蔓はオフィスデスクに紙箱を1つ置くことを薦めています。あまり使っていないアイテムは紙箱に直接入れ、期限になればすぐに他の人または資源回収に送ることができます。全ての人はアイテムが増えていくことを避けることができません。減量することは最もいい整理の方法で、何もかも収集しないことが最高の知恵になります。
一年を過ぎても整理しなければ乱雑になります。一旦、ゴチャゴチャになれば再度片付けるのは極めて困難なことで、どう手をつければいいのかわからなくなります。ついでに整理するよりも何倍も時間がかかります。欣蔓がガマニア人たちに1つの励ましのやり方を教えてくれました。仕事場を整理することは気分を変えることができ、気持ちを調整することもできます。自分に理由を作ってあげれば清潔な仕事場を得ることができるのに、しない理由はないのでは?
環境をきれいにして、新たに再出発
気分が乗らない時は、身の回りを整理整頓することが一番いい方法で、大掃除はさらに気持ちを適切に調整してくれます。それはレイアウトの変更やアイテムの廃棄を含みます。新しいレイアウトは新たな環境になったようで、よくない記憶と気持ちを完全に調整することができ、新たな再出発でモチベーションがさらに高まります。
潔癖症になる必要はない
多くの人は「潔癖」という言葉を恐れており、身の回りを整理整頓することは人に潔癖の観念を抱かせると思われています。欣蔓は「潔癖症になる必要はありません。しかし、身の回りをすっきり見せなければなりません」と語っています。彼女の長年の経験から、すっきりした環境は仕事効率の向上に役立つそうです。関係ないように見えることでもある面から言えば繋がっており、ちょっとした整理整頓でも仕事や気持ちをうまく運ぶことができるのです。その重要性は言うまでもありません。
▲欣蔓の仕事場はとても清潔ですっきりしている。