▲GTW-GOBU2-Ken Tang(湯俊章)
ウラ技:物事の仕分け方を身につけ、上司と同じ目線に立ち、上司の望むことを知る
おすすめ書籍:《What Got You Here Won’t Get You There》、《7つの習慣 成功には原則があった!》
物事には緩急と軽重を
時間が足りないといつも感じる?まだ山積みの仕事があって期限通りに終わりそうにもない?ゲーム運営事業2部部長のKenがいくつかの考え方を授けてくれました。ガマニア人たちが楽に仕事を終わらせ、趣味やレジャーを満喫できる自由な時間を楽しめるようにしてくれます。
Kenの仕事は非常に忙しく、収益目標の達成・会社の競争力の向上・プレイヤーの嗜好を随時把握することなどが含まれています。しかし、彼は多忙なスケジュールの中から3日間の時間を作り出して、新中横国道へサイクリングに出かけ、仕事のストレスを適度に発散しています。彼の秘訣は仕事の仕分け方にあり、大まかに「重要」・「緊急」そして「次に重要」に分けているそうです。
重要な仕事を片付け、緊急事態を減らす
仕分け方を身につけることは一朝一夕にできることではありません。しかし、仕分けといういい習慣を身につけることは仕事の効率を上げる一番の方法です。Kenは「重要な仕事をしっかりと片付ければ、緊急な仕事または緊急事態が発生することがありません。もし手持ちの重要な仕事が予定のスケジュール通りに進んでいるなら、仕事の効率がよく肯定的に受け止められていることを意味しています。」と話しています。
緊急事態は通常、重要な物事を完了させていない、または片付けることができずに、月日を積み重ね、全てが重たい仕事に変わり果てた結果です。全ての物事がみな緊急で重大な仕事なら仕事の効率はどう生まれるのでしょうか?
どのように仕事の重要性を判断するのでしょうか?Kenは1つの法則を示してくれました。上司が指示したものは大体すべてが重要な仕事であるのです。上司が指示した任務を期限通りに終わらせることは「何事もなく身軽な状態」になれるだけでなく、緊急な状況が発生することもありません。仕事の効率は自然と最も良いものになります。
ガマニア人たちは上司が任務を指示した後に「割り込み」の有無にも注意しなければなりません。もし、臨時の割り込みが入った場合、上司に今現在の手持ちの仕事が何なのかを必ず知らせなければなりません。それにより、一番大切な任務が永遠に終われないために効率が悪くなることを避けることができます。言い換えれば、もし上司の重要な仕事の順序に変更があれば、ガマニア人は変更する前に説明をしなければなりません。そうすることで、進行中の仕事がいつまでも次に重要な仕事にならなくて済み、上司が最も先に完成してほしい仕事が何であるのかを知ることができます。
上司との意思疎通を恐れない
上司は前線の指揮官であり、現時点において最優先すべき任務を知っています。上司との意思疎通は必須のもので、仕事の効率を向上させることができます。上司の要求を達成することは優れた仕事効率を備えていることに等しく、常に意思疎通を図ることは必然性があります。Kenは毎週少なくとも上司と1回意思疎通しなければ効果的に重要な仕事をやり遂げることができないと考えています。
退勤する前に未完成の重要な仕事を確認し、出勤直後は先にメールを仕分ける
仕事の重要性を随時更新するため、Kenは退勤する前にまず今週の重要な仕事にまだ何が残っているのか?新しく入った仕事があるかないか?それらの仕事は自分の仕分け通りになっているかどうか?をチェックするようにしています。その意図は使える時間があとどのぐらいあるのか?を計算することにあります。重要な仕事を毎日チェックすることは仕分けすることに等しく、緩急と軽重を新たに決めることも出来ます。
出勤直後にメールをチェックするメリットは仕分けの更新にあります。新しい仕事が最重要になる可能性があり、もとの最重要の仕事が次に重要な仕事になる可能性があります。メールをチェックして仕分けすることで時間をより有効に分けることが出来ます。
PCをシャットダウンすれば仕事も終わり
仕事を仕分ける必要があるように、時間も仕分ける必要があります。一日において最もモチベーションが高いと思う時間を重要な仕事に使い、次に重要な仕事はそれ以外に空いた時間を使って終わらせることができます。時間と仕事を仕分ければ、「今日のことを今日終わらせる」という効率を達成することができます。退勤するときにPCをシャットダウンすれば、一日の仕事も終わります。それにより、仕事のストレスを生活に入り込ませずに済み、仕事が永遠に終わらないと言う悩みもなくなります。
優れた仕事の効率は疲れを溜めることがなく、ストレスと倦怠感を生むこともありません。仕事を完了させた後の残りの時間は個人の時間になり、ガマニア人たちも十分なレジャーライフを過ごすことができます。
「重要でない仕事」を勇敢に拒絶することは仕分けることより重要
ガマニア人たちは誰もが忙しさを極めています。手元にまだ完成していない「重要な」仕事がたくさんあるときは拒絶できるようにならなければなりません。それは重要な課題であるとKenは語っています。多すぎる仕事を引き受けても仕事の効率がいいわけではありません。仕事を完成させたときにしか仕事の効率が現れません。「あまり重要でない」新しい仕事が入る時は、まず自分に完成させる能力があるかどうかを考えなければなりません。もし、決められた時間に仕事を完成させることができない場合、新たな仕事を拒絶することがよりよい方法になります。「先に入った仕事を先に完成させる」ことも仕事の効率を表しています。闇雲に仕事を引き受けると、いつも緊急事態にある状況になりかねず、仕事の効率にプラスになるところか、良くない査定成績になる恐れが極めて高くなります。一年の努力が不合格と評価されることは、ガマニア人たちの望むところではないはずです。
向上心が成功に繋がる
時間を管理することで仕事の効率を高めることができます。仕事の効率が思わしくない時は《What Got You Here Won’t Get You There》・《7つの習慣 成功には原則があった!》などの書籍を参考にするといいでしょう。時間を管理することは仕事を管理することに等しく、時間が十分に使われているとき、ガマニア人たちはより多くの時間を自分に使うことができます。Kenは「時間は物事をよりよくするために使うもので、ずっと物事を処理する状態にあることではない。仕事と生活はバランスを取ることができるものです。」と話しています。
▲(画像ソース:http://www.bookzone.com.tw)
《7つの習慣 成功には原則があった!》はKenがガマニア人に薦める時間管理に関する自己啓発書である。