▲GHQ-CRO-Nan Chen(陳盈君)
ウラ技:毎日1つのアイテムを整理すれば、すべてが便利になる
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資料やものが見つからなくてイライラすることがよくありませんか?グループ研究開発担当役員室の事務アシスタントの
子猫(陳盈君)が、仕事場の整理にいくつかの方法とコツを提供してくれました。 子猫のオフィスデスクは温もりのある家のように清潔で、色々なものが揃っています。食べ物・着物・小物といずれも手の届く範囲にあり、必要なものを探さなくてもすぐ取れるよう整理されています。
習慣を養うことはそんなに難しいことではありません。子猫は毎日強制的に1つのアイテムを整理していけば、月日が経った後、アイテムにそれぞれの収納場所ができて、物が見つからないためにイライラすることもないと言います。
▲子猫のオフィスデスクは温かさ十分で、温もりのある家のようだ。
アイテムを整列
生まれ持った性格は子猫が仕事場を清潔に保っている主な要因です。彼女は様々なアイテムの全てにそれぞれの空間を持たせるのを好みます。そのうえ、空間に空白があってはなりません。彼女はアイテムに対して一種のアイデンティティーを持っており、彼女と同時に存在していなければならないと語っています。
▲子猫のアイテムはオフィスデスクにそれぞれの空間がある。
一人一人に与えられる空間は大方同じです。如何に小さな空間において毎日に必要なアイテムを詰め込むのか?子猫が1つの法則を提供してくれました。デスクをメインエリアとサブエリアに分け、モニターを中心として、左右それぞれ45°の範囲がメインエリアになります。名前の通り、メインエリアはよく使う空間で、キーボードやマウスのほか、毎日に必要なアイテムを置くことができます。あるいはものを書くスペースとして使います。サブエリアはさらに分類して、同じ性質のアイテムを集中させて、個人の習慣により配置します。
▲モニターを中心に、左右それぞれ45°の範囲はメインエリアの活動範囲である。
左手で電話を取る習慣がある人は電話をサブエリアの左側に置き、反対の人は右側に置きます。そして、ティッシュやサブアイテムは個人の習慣により配置します。子猫を例にすると、彼女は左手でティッシュを取る習慣があるので、ティッシュを左下に置いています。少し背を屈めればティッシュを取ることができ、空間を十分に利用しています。空間を広げることもでき、ティッシュはスペースを取らないアイテムになっています。また、ペン立てや携帯電話は同じタイプのアイテムとして、子猫はそれらをメインエリアの右側に置いています。
左も右もご自由に
本と資料などは大きなアイテムに属します。右手を使う習慣のある子猫は、それらの物をあまり使用せず、取り難い左側に置いています。その収納法にまた1つの法則が現れました。すなわち、常用のアイテムを右側に、大きなアイテムとあまり使用しないアイテムを左側に置くことです。
強力マグネットと収納ケースは子猫の武器です。飲み物の空箱を使って収納ケースを作り、そして強力マグネットで鉄の壁に固定するやり方がもう1つのスゴ技です。クリップなどの小物を収納箱に入れることができ、鉄の壁に掛けられている手作りの収納ケースは使いたいように小物を入れることができます。強力マグネットによって留められるアイテムは極力鉄の壁に置きます。例えば、メモや小さな買い物袋など、分類をすると頭を上げればすぐに見つけることができます。
▲強力マグネットをうまく用いれば、ほとんどのアイテムを壁に掛けることができる。
鉄の壁にはもう1つの機能があります。上側の小さな穴はハンガー掛けとして使え、上着やマフラーなど全てを椅子に掛けなくてもいいのです。その方法は椅子をすっきりさせる他、重たく沈んだ感じをなくさせ、仕事のモチベーション維持に役立ちます。
▲オフィスデスクの外側も利用できる良い空間になる。
忘れっぽい人はラベルシールを貼って注意を促すことができます。例えば、収納箱に「文具小物」と貼れば、その中に置かれているのがクリップやホッチキスなどのアイテムであることが分かります。
「後でまた使うから」という気持ちでアイテムを元の場所に戻さないことは絶対に止めてください。「後でまた使うから」のために取っておくよりわずかな手間をかけてアイテムをきちんと戻した方がいいのです。多くのアイテムは「後でまた使うから」という気持ちの下に置き場所を忘れられて、本当に使おうとするときにいつもより多くの時間をかけて探さなければなりません。
最初は、まず仕事を終えて帰宅する前に全てのアイテムを元の位置に戻す習慣から身につけるといいでしょう。その習慣は一日の仕事にきれいな終え方をもたらすことができ、翌日の出勤も清潔な環境のおかげでいいモチベーションを持つことができます。
▲オフィス環境をうまく使って盆栽を置けば、毎日の仕事にいいモチベーションをもたらす。
入れたら出すが王道
アイテムは長い時を経るとより増えてきます。半年以内に使うことのないアイテムまたはほとんど使わないアイテムは整理をしなければなりません。必要のある人または資源回収に送ることで、仕事場をすっきりさせることができます。
アイテムが「最長使用期間」の半年を超えたかどうかを判断できない時があります。子猫は2ヶ月ごとに定期整理を行っています。あまり使っていないアイテムを少し遠くに置くことで、半年の大掃除の時に捨てるべきものを簡単に知ることができます。
もう一つの法則は、新しいアイテムが1つ増えたら既存のアイテムを1つ捨てることです。仕事場は資源回収場ではありません。アイテムは質にあって量にはないのです。一旦、ゴチャゴチャと乱雑になれば滞ってしまい、仕事のモチベーションにも影響を与えます。
アイテムを整理整頓することのメリットは仕事を始める時に時間をかけて準備をしなくてもいいところです。朝早くから「資源(=ゴミ)回収」することは一日のモチベーションに影響を与えるかもしれません。美しい一日が飲み残しや要らなくなったメモによって壊されるのは、本当に惜しいことです。
▲デスクの下もうまく利用できるスペースになる。